福建林业职业技术学院办公自动化系统运行管理规定

为规范福建林业职业技术学院办公自动化系统（以下简称OA系统）的运行和管理，现根据上级有关规定和学院实际情况，制定本规定。

一、网上办公内容

OA系统建立在校园网平台上（网址：http://oa.fjlzy.com），仅限校园网内部使用，不可通过互联网访问。校外访问要通过VPN登录后才能使用。其主要内容包括：

（一）个人办公。包括待办待阅、日程安排、我的办公。

（二）公文管理。包括发文管理、收文管理。发文管理分为“学院发文”（落款为学院）和“部门发文”（落款为部门）两个部分。

（三）综合办公。包括督办管理、请假管理、调课管理、信息报送、用印管理、会议室申请。

（四）公共信息。包括通知公告、学院文件、周会表。

二、系统用户范围与管理

OA系统主要是为了满足学院无纸化办公的需要，其用户范围包括：

（一）院领导；

（二）全体中层干部；

（三）各部门OA系统秘书；

（四）各部门经常进行公文拟稿等工作的管理人员；

（五）全体教职工均有账号登陆OA系统阅览学院文件，申请调课、请假、用印、报送信息等。

党委办公室负责系统用户的管理工作，系统管理员要认真及时地做好用户信息的更新工作。新增人员的开户由相关部门书面提交申请（并盖章）至党委办公室，经审批后，由系统管理员办理。调离岗位人员的销户由人事处3天内告知党委办公室，党委办公室应通知系统管理员在3天内完成销户工作。部门领导、OA秘书角色用户变动，或角色权限变化，各部门需及时向党委办公室提出申请（并盖章），以避免不必要的工作延误。

三、运行管理分工与职责

（一）党委办公室及其所属网络中心负责OA系统运行环境和相关硬件设备的维护管理工作，确保系统平台安全、快速、稳定运行，并指定专人作为系统管理员。根据实际工作需要，党委办公室、院长办公室负责有针对性地组织开展各种层次类型的培训工作。

（二）党委办公室、院长办公室负责学院OA系统流程的制定、业务指导等，并指定专人作为系统公文管理、督办管理、会议管理和日常管理等的OA秘书，与系统管理员密切配合，及时发现并解决OA系统使用、推广过程中遇到的问题。

（三）各部门要积极使用OA系统，推进无纸化办公。

（四）党委办公室、院长办公室负责公文以及有关信息材料的归档和存档工作。纸质存档材料“学院发文”由党委办公室、院长办公室负责制作提供，“部门发文”由各发文部门负责制作提供。

（五）系统各角色用户的职责

1．系统管理员：负责整个系统运行的日常管理，根据有关申请和审批结果处理系统功能模块、流程、用户以及系统文件等的变更。

2．各部门领导用户：及时审阅本部门拟稿或其他部门要求会稿的文件；及时签收阅处各类系统文件。

3．各部门OA系统秘书

（1）负责公文流转调配。根据本部门领导审核意见发起会稿；将签收后的公文“二次传阅”给本部门领导并提醒领导及时阅处。

（2）负责公文修改和编排。按照公文规范修改本部门拟稿的公文；对本部门发文进行编号、套红、排版（按规范格式进行），并做好本部门发文字号的登记和维护。

（3）协助系统管理员做好本部门系统客户端的维护,并指导本部门用户使用系统。

4．拟稿人用户

（1）负责拟稿。根据实际情况选择一个流程开始拟稿。

（2）负责校稿。重点核对公文在流转过程中被修改情况是否与上级政策、文件规定相冲突，发文字号、标题、主送单位、抄送单位、发文单位、发文日期等是否准确无误，附件是否遗漏等。

（3）负责发文。将成文后的公文通过“传阅”功能发给相关用户及OA系统秘书签收（选择发文单位的做法跟以前纸质流转时填写发文单的做法一样），并通过“发布”功能将文件发布到OA系统首页的“学院文件”中，供所有或指定用户查阅。

（4）负责跟踪公文流转。对公文流转过程中各节点的办理情况进行检查、催办，发现问题要及时与有关人员联系；发文后，通过“查看阅办”跟踪各部门OA秘书是否已签收文件，确保各收文部门均能及时阅处文件。

四、使用规范与要求

（一）凡本规定确定的各项网上办公内容，一律通过OA系统处理，但涉密公文不得在OA系统中流转。今后，学院对内不再印发纸质文件。紧急公文发送时，系统兼有手机短信提醒功能。

（二）所有OA系统用户要及时登录系统，接收文件，阅处信息，确保工作有序进行。各部门领导用户每天至少登录一次，系统管理员和各部门OA秘书每天上午、下午至少各登录一次。对已有权限的OA系统用户，如一月之内不进入办公系统查看及办理文件的，将被作销户处理，并给予通报批评。

（三）系统用户在出差或请假期间，在上网条件许可的情况下要及时登录OA系统处理文件，如无法上网，要授权有关工作人员代办。

（四）系统运行的电子文档正文采用Word文件格式，Word格式的公文附件应置于正文中，手写等纸质附件应扫描后以Adobe PDF格式置于系统附件。附件中的文档名称须是通俗易懂的中文名称。电子文档须先杀毒后再上传。公文排版规范格式为：纸张设为A4 ；公文题目：宋体二号 ；公文正文内容：仿宋三号；页边距：上、下为3.7厘米，左、右为2.7厘米 ；行间距：一般情况为固定值27磅-29磅间，根据字数与行数而定。

（五）OA系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。各部门可以从OA系统中复制公开发布的公文为纸质形式，注明复制部门、日期、份数并加盖复制部门的公章后，在该部门内与被复制的电子公文具有同等效力。非公开发布的电子公文，各部门和个人不准复制成纸质形式作正式文件使用。

五、系统安全与保障

（一）党委办公室及其所属网络中心要保证系统正常运行；要建立OA系统各服务器运行日志，并保存30天以上。OA系统主服务器或系统本身如出现故障，要及时通知系统用户。

（二）党委办公室指定管理员专门负责系统维护及数据备份工作。党委办公室、院长办公室档案人员要对已办结的校内公文进行存档、备份并刻盘保存。

（三）OA系统中的信息内容必须与学院党政管理工作密切相关，不得出现无关信息。系统用户要妥善保管好自己的密码，不得泄漏。

（四）系统管理员须定期对服务器进行维护，可安装安全软件服务器应安装安全软件，健全服务器安全策略，防止“黑客”及病毒入侵，确保系统安全。

六、附则

本规定自印发之日起执行，由党委办公室和院长办公室负责解释。

福建林业职业技术学院

2014年10月16日