闽林院〔2016〕191号

福建林业职业技术学院

关于规范会议记录的通知

院各处室系部馆科中心、工会、团委：

为增强学院各项会议的规范性，使会议内容有案可查，现就规范我院会议记录工作，提出如下要求：

一、充分认识会议记录的重要性

会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是由会议直接形成的重要原始档案，是日后可供查考的重要凭据。会议记录是否规范、质量如何，关系工作的正常进行，关系其转化为档案之后的完整性、真实性，既影响当前，也影响长远。

二、会议记录的规范要求

会议记录的基本要求是：要素齐全，要点清晰，要旨不漏，保持原意，反映原貌。

（一）结构完整。1.会议组织情况：包括开会时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人等，缺席者应注明原因；2.会议内容：包括会议议题，主持人讲话内容，汇报人姓名及汇报内容，与会人发言、讨论情况，决议事项等；3.结尾：在会议内容后面另起一行空两格写“本次会议结束，散会”字样。在本次会议记录右下方，由会议主持人、记录人签名。

（二）内容真实。会议记录必须实事求是，尽可能完整地记下发言者的原话，忠实于发言者的原意，客观地记载会议情况，真实地反映会议的内容和全过程，不得任意增删和改动。记录要突出重点，有详有略，重要的内容和发言要详记，不重要的或与会议无关的可以略记或不记。

（三）表达准确。会议记录一定要表达准确、层次清楚、语句通顺，字迹工整，不能产生曲解和疏漏，更不能支离破碎，言不及意，挂一漏万，丧失依据作用。因此，对会议内容、讨论发言情况及会议过程、决议等要力求准确，特别是主要领导人的发言、对关键问题、有争议问题的发言，更要准确记下原话。对没有听清楚或发言者表达不清楚的，不能凭主观想象任意推断记录，应找有关人员和发言者本人进行核实。

（四）书面整洁。会议记录的书写格式应规范、统一，不同的会议、不同的议题、不同与会者的发言、不同的发言内容，其分页、段落、起行要清清楚楚，一目了然。书写尽可能工整、清晰。

会议记录一经会议主持人、记录人签名后，任何人不得随意更改，否则追究相关人员责任。

三、会议记录本的规范管理

（一）统一规格。会议记录本的选用应符合结实耐用、庄重大方的要求，并力求规格、式样相对统一和固定。一般情况下，不同种类的会议，记录本应当分开，并在封面标明会议类别。

（二）专人记录。应挑选政治素质好、组织纪律强、熟悉业务、有能力的同志作为会议的记录人员。记录人员要严格按照本通知要求，一丝不苟做好记录，并对会议记录的真实性和完整性承担责任。记录人员一经确定，一般不得随意更改。

（三）连续记录。会议记录应按会议时间先后顺序依次连续记录，不得跳页、拆页，也不得插页。

（四）妥善保管。会议记录本一般不跨年使用。未归档前应由记录人员专门保管，防止丢失损坏。对发生记录本丢失、损毁、泄密情况的，应追究责任。记录保管人员工作变动时，应及时办理交接手续。

（五）严格保密。任何无关人员未经允许不得阅看会议记录，如确需查询，需经相应层级的党政主要负责人同意。

四、归档及使用要求

（一）归档

1.会议记录形成以后，应由形成部门立即对会议记录进行整理，并于第二年3月底前移交档案部门，并做好交接记录。

2.会议记录的具体整理方法按中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）的规定整理。

（二）使用

1.归档后要调阅使用会议记录，必须经过学院或部门党政主要负责人同意后方可借阅使用，并注意保密，不得泄漏会议记录的内容。

2.使用会议记录时必须遵守档案利用要求，保持会议记录的完整，不得涂改、损毁会议记录。对会议记录发生丢失、毁损、泄密等情况的，要追究有关人员的责任。

请各职能部门、系（部）、党总支（党支部）接此通知后认真组织学习，并从2017年1月1日起严格按此通知要求执行会议记录制度。学院将组织专门人员对各部门执行会议记录制度情况进行监督检查。对未按要求执行会议记录制度的部门和个人，将追究相关责任。

福建林业职业技术学院

2016年12月12日

福建林业职业技术学院院长办公室 2016年12月15日印发