福建林业职业技术学院采购管理办法
第一章 总 则
第一条 为了进一步规范学院采购行为，完善采购内控机制，提高资金使用效益，保证采购质量，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《政府采购货物和服务招投标管理办法》（财政部令第87号）、《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）、福建省有关采购规定及《南平市市级政府集中采购目录及限额标准》（南财采[2018]27号）规定，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于使用学院各类资金采购货物、工程和服务的行为。
第三条 本办法所称采购是指学院通过一定的程序，从供应市场获取货物、工程或服务作为学院资源，以保证学院教育教学活动正常开展的一项经济活动，包括购买、租赁、委托、雇用等。
本办法所称货物是指各种形态和种类的物品，包括各种设备、原材料、燃料、产品等；本办法所称工程，是指建设工程以及与工程建设有关的货物、服务。本办法所称服务是指除货物和工程以外的其他采购对象，包括信息系统集成实施服务、软件开发服务、会计服务、审计服务、印刷服务等。
第四条 学院采购工作实行学院、学院二级单位（以下简称采购单位，包括各处室系部馆科、中心、团委，工会采购按照工会相关规定执行）两级采购机制，采购的项目范围和金额标准按照《南平市市级政府集中采购目录及限额标准》及本办法有关规定执行。南平市有新的规定时从其规定。
第五条 学院监察部门依法对采购工作实施监督，采购活动及其当事人必须主动接受监督管理。
第六条 各类采购工作必须严格执行国家有关法律、法规和规定，重大采购项目必须严格执行学院的“三重一大”决策程序，必须遵守学院的规章制度。采购活动应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。
第七条 任何单位和个人不得将依法依规必须进行集中采购的项目化整为零或者以其他方式规避集中采购。
第二章 管理机构与工作职责
第八条 学院成立采购工作领导小组，由院长担任组长，分管副院长担任副组长，成员由办公室、计财处、后勤处、教务处、实训中心、现代教育技术中心、国有资产管理科等部门负责人组成，监察室负责对采购工作实施监督。主要工作职责为：
（一）全面领导学院的采购工作，制定学院采购工作的规章制度。
（二）研究决定学院采购工作的重要事项，协调解决采购工作中出现的重要问题，必要时上报学院研究决定。
（三）审批紧急重大采购项目及特殊采购项目的采购方式，必要时上报学院研究决定。
（四）负责对集中采购项目、自行采购项目经费预算、采购需求、采购计划、采购方式、组织形式、招标文件、合同文本、信息公告、资金支付、履约验收等环节进行合理性、合规性审查和监督。
第九条 国有资产管理科（以下简称国资科）负责集中采购项目的组织和管理，主要工作职责为：
（一）负责拟订学院采购工作的规章制度。
（二）负责政府采购的政策执行、实施和相关管理工作。
（三）汇总学校年度采购计划，根据计划合理安排招标采购活动。
（四）负责办理采购项目的政府部门有关审批和相关代理机构的联络与协调。
（五）负责组织审查相关代理机构编制的采购文件以及采购项目的信息公开、组织实施。
（六）参与集中采购项目合同会签及验收。
（七）负责组织校内自行采购项目的采购文件编制及组织开评标等工作。
（八）负责受理采购工作中的质疑和投诉。
（九）负责集中采购项目相关文件、资料的收集、整理和归档。
（十）完成学院及采购工作领导小组交办的其他工作。
第十条 各采购单位作为采购项目业主单位，主要职责为：
（一）根据学院有关规章制度，制定本单位自行组织采购工作实施细则，组织本单位自行采购工作。
（二）制定本单位年度采购计划并报送国资科。
（三）负责采购项目的市场调研、询价、采购方案编制、项目论证、立项审批等前期准备工作。
（四）负责采购文件的确认和答疑。
（五）负责推荐采购人代表参加采购项目的评审工作。
（六）负责采购项目合同签订、合同履行以及合同价款的支付等工作。
（七）负责处理或配合采购过程职责范围内的有关质疑或投诉回复工作。
（八）负责自行采购项目采购方式的确定、验收和参与集中采购项目的验收工作。
（九）负责本单位所有采购项目采购过程相关文件、资料的整理和归档。
第三章 采购组织形式及限额标准
第十一条 学院采购组织形式分为政府集中采购、学院集中采购和采购单位自行组织采购。
（一）政府集中采购是指学院按照政府采购法律法规规定的方式和程序，采购政府集中采购目录以内或者以外、采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府集中采购由国资科委托南平市公共资源交易中心或社会招标代理机构组织实施（南平市财政部门对集中采购机构采购项目中部分品目实行网上超市采购的，从其规定）。
（二）学院集中采购是指采购政府集中采购目录以内或者以外、采购限额标准以下且预算金额为5万元以上（网上超市5000元以上）的货物、工程和服务的行为。其中采购限额标准以下预算金额20万元以上的项目由国资科委托南平市公共资源交易中心或社会招标代理机构组织实施，预算金额20万元以下5万元以上的项目可以由国资科委托南平市公共资源交易中心或社会招标代理机构组织实施，也可以由国资科组织实施校内采购。
（三）自行组织采购是指由采购单位自行组织采购预算金额为5万元以下（网上超市5000元以下）的货物、工程和服务的行为。
预算金额在5万元以上20万元以下的采购项目，若确实因时间紧迫（非采购单位所能预见的原因或者非采购单位拖延造成），采用学院集中采购所需时间不能满足采购单位紧急需要的，可以由采购单位提出书面申请，写明申请理由及拟采用的采购方式，经采购工作领导小组或院长办公会议研究批准后，在监察室的监督下，由采购单位自行组织采购。
第四章 采购方式及适用条件
第十二条 采购方式包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价采购、网上超市采购、追加采购、直接采购和国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。
（一）公开招标：是指采购人依法以招标公告的方式邀请非特定的供应商参加投标的采购方式。
（二）邀请招标：是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机抽取3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。
符合下列情形之一的可以采用邀请招标：
1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。具体来说有特殊性一般是指因项目技术复杂、受地域条件限制或者具有安全、保密等特殊要求；
2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的。包括审查和评审大量投标文件所需要的时间和费用与采购标的价值不成比例。
（三）竞争性谈判：是指采购人或者采购代理机构与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判的方式。符合下列情形之一的可以采用竞争性谈判：
1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；
2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
3.非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
4.因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。
（四）竞争性磋商：是指采购人、政府采购代理机构通过组建竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的可以采用竞争性磋商:
1.政府购买服务项目；
2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
3.因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
4.市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；
5.按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
（五）单一来源采购：是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。当出现以下情形时可以采用单一来源采购：
1.因货物或者服务使用不可替代的专利、专有技术，或者公共服务项目具有特殊要求，导致只能从某一特定供应商处采购的；
2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
（六）询价采购：是指采购人或者采购代理机构向有关供应商发出询价通知书让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目可以采用询价采购。
（七）网上超市采购：是指经公开征集按约定条件承诺确定入围的品牌厂商类供应商、电子商务类供应商和提供可量化标准服务的供应商，对其所提供产品的型号、价格、参数（或服务量化标准）等相关信息在福建省政府采购网上进行维护，同时配合采购人在规定的品目范围内选择适用产品和服务并进行网上采购的政府采购行为。按照《福建省政府采购网上超市品目及采购金额标准》（闽财购[2017]34号）执行。
（八）追加采购：采购合同履行中，采购单位若需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，经采购单位负责人审核后，采购单位分管院领导同意，院长批准后才可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。
（九）直接采购：采购单位根据实际需求直接选定供货单位的采购方式。
第十三条 对采购零星、需求频繁且金额不大，而且在使用过程中必须保证连续提供的办公用品、耗材、五金水暖、印刷服务等可以采用定点采购。
第十四条 对抢险救灾等应急工程，采购单位应在事发当时先口头向学院采购工作领导小组报告，采购单位可先行采购，事后应及时补齐相关的书面材料。应急工程是指校园公共设施、设备突发损坏或抢险救灾等直接影响到师生正常教学、工作、生活须立即抢修的工程、或学校临时决定急需修缮的工程。
第五章 预算编制与采购计划
第十五条 每年9月份各采购单位应根据履行职能和事业发展需要，综合考虑资产存量状况等因素提前编制下一年度的政府采购预算，编制采购预算应按照《政府采购品目分类目录》（财库〔2013〕189号）进行填报。资产购置预
算表经单位负责人签字并报分管领导审批后，交国资科汇总、送计财处审核，经学院院长办公会议、院党委会议研究同意后报上级审批。年度执行中的政府采购预算追加要按规定程序报省级财政部门审核批复。
第十六条 各采购单位应当根据省财政部门批复给学院的采购预算来编制政府采购实施计划，不得组织实施无采购预算的政府采购项目。同时，编制采购实施计划还须遵循以下原则：
（一）采购单位要严格按照《福建省财政厅关于调整省级行政事业单位通用办公设备和办公家具购置费预算标准的通知》（闽财资[2016]6号）的有关规定（上级有新规定时，从其规定），不得超标准配置或违反规定配置。
（二）采购实施计划执行时，采购单位应对项目的执行预算进行再次确定。执行预算的确定应当结合采购标的的市场技术或者服务水平、供应、价格等情况进行市场调查和询价，根据调查情况、资产配置标准等科学、合理地确定采购需求，进行价格测算，并在采购预算额度内合理设定最高限价，但不得设定最低限价。
各采购单位对采购需求及预算价格（工程项目包括工程造价及工程量清单）的完整性和准确性负责。
第十七条 采购单位应尽早做好采购计划，集中批量提出采购申请。凡属学院预算内资金的采购项目，应在预算下达后2个月内提出采购申请，以便统一安排实施采购。
第六章 采购程序
第十八条 采购程序包括：采购申请—实施采购—签订合同—货到验收—入库报销—档案保存等。
第十九条 政府集中采购及学院集中采购工作程序
（一）提出采购申请。采购单位在确定资金已落实、技术指标已确认和充分调查询价基础上，填写《福建林业职业技术学院采购申请表》（附件13），连同以下资料一并交至国资科。
1.市场调研情况表。采购单位组织采购小组（至少3人）对市场进行充分调查，可利用电话、网络、走访市场、商家咨询等方式调研，填写《福建林业职业技术学院市场调研情况表》（附件1）。工程类项目可不提交。
2.采购方案或实训室建设项目申报书。实训室建设项目按照《福建林业职业技术学院实训室建设项目管理办法》（闽林院[2018]144号）规定执行，提交《实训室建设项目申报书》（附件17）；其他采购项目提交《采购方案》（附件2、3或4），工程类项目还需提交工程量清单、招标控制价等。
采购需求应符合国家法律、法规规定，不得照搬某一品牌的技术指标作为采购项目的技术要求，不可含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容（单一来源采购除外）。
除单一来源采购项目外，为学院采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的供应商，不得再参加该采购项目的其他采购活动。学院各采购单位应当在采购方案中书面注明为采购项目前期工作提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务的供应商名称。
3.项目需求论证报告。预算金额10万元以上的项目（网上超市及工程类采购项目除外），需提交《福建林业职业技术学院采购项目需求论证报告》（附件5）、《采购需求论证专家（专业人员）、采购人签到表》（附件6）。实训室建设项目论证按照《福建林业职业技术学院实训室建设项目管理办法》（闽林院[2018]144号）规定执行,提交《实训室建设项目申报书》（附件17）；其他采购项目由采购单位负责组织论证。
4.《福建林业职业技术学院立项申请表》（附件10或11）及相关会议纪要（若有）。若是实训室建设项目，则按照《福建林业职业技术学院实训室建设项目管理办法》（闽林院[2018]144号）要求提交《实训室建设项目申报书》（附件17）。
5.《福建省省级行政事业单位资产购置计划批复表》（附件12）。
6.若是申请单一来源采购，采购单位需提交《单一来源采购原因及相关说明》（附件7），预算金额达到公开招标数额标准的还需提交《单一来源采购专家论证意见表》（附件8）、《单一来源采购专家（专业人员）、采购人签到表》（附件9）。
7.若是采购进口产品，按照国家及福建省的有关规定执行。
（二）确定组织形式和采购方式。国资科按照相关规定选择合适的采购组织形式和采购方式，并经分管采购工作的院领导审批。若需采取特殊的采购方式，由采购单位提出方案，报学院采购工作领导小组研究确定。
（三）编制采购文件。自行组织校内采购的项目，由国资科编制采购文件，其中工程类项目评标办法应当采用简易评标法或者最低评标价法确定中标人（设计除外）；委托南平市公共交易资源中心或招标代理机构组织的采购，由受委托的公共交易资源中心或招标代理机构编制采购文件。
（四）确认采购文件。在福建省政府采购网上公开信息系统中（以下简称系统）办理采购业务流程的项目，按照系统的流程办理。未在系统中办理采购业务的项目，采购文件国资科审核后，送采购项目经办人和采购项目单位负责人审核确认签字，其中预算金额100万元以上的采购项目需经项目分管领导及采购工作分管领导审核签字。审核中有疑问时，由国资科负责沟通与协调。
（五）开标、评标与定标。
1.委托公共交易资源中心或招标代理机构组织实施采购的，按照国家、省、市有关规定执行。
2.校内自行组织采购的，由国资科负责组织开标，学院采购工作领导小组及采购单位部门负责人组成评审委员会参加评标与定标，监察室负责实施监督。校内自行组织采购的，采购公告、中标（成交）公示在学院校园网站公开发布，采购公告发布的时间不少于5个工作日，中标（成交）公示不少于3个日历日。
（六）签订、履行合同。具体要求详见第七章。
（七）验收、入库和付款。具体要求详见第八章。
（八）整理保存档案。具体要求详见第九章。
第二十条 采购单位自行组织采购程序
一、货物类、服务类项目采购
（一）预算金额在1万元以下的项目
预算金额在1万元以下的采购项目，采购单位可根据实际需求选定供货单位直接采购（通用办公设备原则上需在网上超市采购，如服务器、电脑、打印机、投影仪等。其中采购金额不大且一年内同一品目的货物累计采购预算金额不超过5000元的，如硬盘、U盘等可以直接购买）。
（二）预算金额在1万元以上5万元以下的项目（网上超市采购项目除外），采购程序如下：
1.立项审批。预算金额超过1万元的项目，采购单位须填写《福建林业职业技术学院立项申请表》（附件10或11），并按照经费审批权限进行审批。实训室建设按照《福建林业职业技术学院实训室建设项目管理办法》（闽林院[2018]144号）要求填写。
2. 采购申请。采购单位提出采购申请，填写《福建林业
职业技术学院采购申请表》（附件13），经审批后方可实施采购。
3.组织采购。在监察室的监督下，采购单位组织询价小组（至少3人）进行市场询价，寻找三家以上合格的供应商进行比价，在供货质量和服务条件相同的情况下，选定报价最低供应商为成交供应商。填写《福建林业职业技术学院询价记录表》（附件14）。
4.签订、履行合同。具体要求详见第七章。
5.验收、入库和付款。具体要求详见第八章。
6.整理保存档案。具体要求详见第九章。
二、工程类项目采购
（一）预算金额在1万元以下的项目
预算金额在1万元以下的项目，经院领导审批后，后勤处可以询价后直接发包。
（二）预算金额在1万元以上5万元以下的项目，采购程序如下：
1.立项审批。预算金额超过2万元的项目，采购单位须填写《福建林业职业技术学院立项申请表》（附件11），并按照经费审批权限进行审批。
2.工程量清单（工程造价）的编制和审核。在监察室的监督下，由后勤处自行委托有资质的机构编制、审核。
3.采购申请。后勤处提出采购申请，填写《福建林业职业技术学院采购申请表》（附件13），经审批后方可实施采购。
4.组织采购。在监察室的监督下，后勤处组织询价小组（至少3人）进行市场询价，寻找三家以上合格的供应商进行比价，在供货质量和服务条件相同的情况下，选定报价最低供应商为成交供应商。填写《福建林业职业技术学院询价记录表》（附件14）。
5.签订、履行合同。具体要求详见第七章。
6.验收、入库和付款。具体要求详见第八章。
7.整理保存档案。具体要求详见第九章。
第七章 合同签订
第二十一条 采购单位负责本单位所有采购项目合同审核(含草拟、签订合同文本)及合同履行管理工作。合同审签按照《学院合同管理办法》执行。
直接采购项目可以即时结清且不牵涉后续权力义务，可以不签订书面合同，但是货款支付时应根据财务要求提供相关凭据。
第二十二条 采购合同按规定必须在中标（成交）通知书发出之日起30天内签订。无正当理由拒绝签订或者逾期签订采购合同的，按有关规定追究当事人责任。
第二十三条 采购单位负责确认合同全部内容，并对签订的采购合同负主体责任，计财处负责合同金额、履约保证金、付款方式等涉财条款的审核，国资科负责审核合同内容的规范性，法律顾问负责合同全面性审核。
第八章 验收、入库和付款
第二十四条 采购单位自行组织采购的项目由采购单位自行组织验收。
集中采购项目，货物安装调试使用正常或服务按规定提供后由供应商提出验收申请，并由采购单位组织有关人员进行预验收。预验收应针对合同中的供货清单、技术参数及性能等内容逐条进行核对并签字确认。
预验收通过后，由采购单位提出申请，资产归口管理部门负责组织供货单位、采购单位、资产使用部门、国资科、计财处等部门参与验收，并在《福建林业职业技术学院验收报告书》（附件16）上签字确认。对大型精密仪器设备、进口设备等进行验收时，资产归口管理部门可以提出申请，经院领导批准，聘请校外专家或者专业机构进行验收。
工程验收按照《福建林业职业技术学院工程项目管理办法》规定执行。
第二十五条 上级部门对验收有特别要求的按上级部门要求执行验收。
第二十六条 入库。达到固定资产入库条件的采购项目需进行固定资产登记。
第二十七条 付款。采购项目验收后，采购单位将立项申请表、采购申请表、合同、验收报告书、发票及其他相关资料等报送计财处，按照有关规定办理资金支付手续。
第九章 采购项目档案管理
第二十八条 采购项目档案是指采购活动过程中直接形成的文字、图纸、图表、音像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录，都应归入政府采购项目档案管理，并按学院档案管理规定做好归档工作，以保证档案资料的真实、完整与安全。
第二十九条 国资科负责集中采购项目材料的收集、整理、归档；各采购单位应指派专人负责本单位自行组织采购项目的材料收集、整理、归档，并妥善保管，同时做好采购项目信息数据统计，根据国资科的要求定期上报，以确保采购信息统计实时准确，采购单位负责人对采购活动过程的合规性负责。
第三十条 采购项目档案的保存期限为从采购结束之日起保存十五年。
第十章 纪律与监督
第三十一条 学院各项采购工作严格实行回避制度。在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系或亲属关系的，必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其它供应商有利害关系或亲属关系的，可以申请其回避。
第三十二条 各采购单位负责人要履行一岗双责的责任，对各项采购活动的合法性、规范性进行监督和履行职责，主要职责有：
一、组织本单位采购工作小组，参与采购项目的整个过程；
二、及时制止、纠正采购过程中发生的违规现象，对违法违纪问题移交有关部门查处；
三、监督采购工作相关人员的行为，对采购过程中由于不规范行为所形成的结果行使否决权；
四、主动接受监察室的监督。
第十一章 附 则
第三十三条 本办法由学院国资科负责解释。
第三十四条 本办法所称的“以上”，包括本数；所称的“以下”，不包括本数。
第三十五条 本办法自发文之日起实行，原《福建林业职业技术学院采购管理办法》（闽林院[2016]217号）同时废止。本办法若与国家有关法律法规及省、市的相关政策不符或相矛盾时，按国家及省、市的相关政策法规执行并适时对本办法有关条款调整修订。
附件：1.福建林业职业技术学院市场调研情况表
2.货物类采购方案
3.服务类采购方案
4.工程类采购方案
5.福建林业职业技术学院采购项目需求论证报告
6.采购需求论证专家（专业人员）、采购人签到表
7.单一来源采购原因及相关说明
8.单一来源采购专家论证意见表
9.单一来源采购论证专家（专业人员）、采购人签到表
10.福建林业职业技术学院立项申请表（货物类、服务类）
11.福建林业职业技术学院立项申请表（工程类）
12.福建省省级行政事业单位资产购置计划批复表
13.福建林业职业技术学院采购申请表
14.福建林业职业技术学院询价记录表
15.福建林业职业技术学院采购文件审签表
16.福建林业职业技术学院验收报告书（货物、服务）
17.福建林业职业技术学院实训室建设项目申报书
18.采购项目预算编制流程
19.集中采购项目立项审批流程
20.集中采购项目购置审批、实施流程
21.采购单位自行组织采购流程
22.集中采购项目验收、入库流程
23.采购工作精细化管理标准
