闽林院[2016]217号
第一章 总 则
第一条 为加强学院采购管理，进一步规范学院采购活动，提高资金使用效益，保证资产合理配置，促进廉政建设。依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购货物和服务招投标管理办法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》和《南平市市级政府采购管理暂行规定》等有关法律法规及规定，结合我院实际，修订本办法。
第二条 本办法适用于使用学院各类资金采购货物、工程和服务的行为。
第三条 本办法中的货物是指教学科研设备、实验实训仪器、办公设备及其它大宗物资；工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等以及园林绿化工程；服务是指完成工程所需的勘察、设计、监理、咨询以及资产评估、印刷等其他服务。
第四条 采购工作应当坚持和遵循公开、公平、公正、规范与简便高效相结合的原则，建立健全制约和监督机制。采购活动要遵循“集中采购、货比三家、择优选购”的原则，选定符合要求、性价比高的货物、工程或服务。
第五条 属于规定招标范围和金额标准的项目，必须通过招标选择供应商，任何部门和个人不得将依法必须进行招标的项目化整为零或者以其他方式规避招标。
第六条 实行学院、部门（含系部）两级采购机制，采购的项目范围和金额标准按照《南平市政府集中采购目录及限额标准》及学院有关规定执行。
第七条 学校监察部门依法对采购工作实施监督，采购活动及其当事人必须主动接受监督管理。
第八条 各类采购工作必须严格执行国家有关法律、法规和规定，重大采购项目必须严格执行学院的“三重一大”决策程序，必须遵守学院的规章制度。
第二章 预算编制与采购计划
第九条 每年学院计财处组织编制下个年度采购预算，各使用部门根据工作需要和资产购置相关规定，在学院下达各类经费预算指标内，编制采购预算并报部门分管领导审批后，送学院计财处审核汇总后在学院预算中编列。采购年度有新增采购专项经费，各使用部门按上述程序报送本年度采购预算。
第十条 采购申报部门应根据经批准的年度采购预算，编制年度采购计划。采购项目必须严格执行预算和立项审批制度。采购应当在审批的预算金额内进行，超过预算金额及预算外采购项目应根据《学院预算管理办法》及上级有关规定执行。涉及使用基本建设项目资金进行工程招标采购的，必须严格执行基本建设项目管理有关规定。进入采购、招标程序前，该采购、招标项目应已按权限获得批准。
第十一条 各项目采购部门应尽早做好采购计划，集中批量提出采购申请。凡属学院预算内资金采购项目，应在预算下达后2个月内提出采购计划及申请，以便统一安排实施采购。
第三章 管理机构与工作职责
第十二条 学院成立采购工作领导小组，由分管、协管采购工作的院领导分别担任组长、副组长，成员由院长办公室、计财处、后勤处、国有资产管理科、网络技术中心等有关处(室)负责人组成。工作职责如下：
1、负责对学院政府采购（含集中采购、分散采购）、自行采购项目经费预算、采购计划、组织形式、招标文件、合同文本、资金支付等环节进行合理性、合规性审查和监督；
2、领导全院采购及验收工作；
3、负责制定学院采购管理制度和工作流程；
4、负责协调解决采购招标与验收工作中出现的重大问题，必要时上报学院研究决定。
第十三条 国有资产管理科是学院采购工作管理的执行机构，执行国家、省、市和学院各项采购法规和制度。工作职责如下：
1、负责拟订学院采购管理办法；
2、负责以下采购限额标准及采购范围的项目采购：
（1）南平市市级政府集中采购目录（以下简称“目录”）内限额以上的采购项目，委托南平市公共资源交易中心或招标代理机构实施采购；
（2）目录内限额以下，单项或批量采购货物、服务类预算金额2万元（含）以上，工程类5万元（含）以上的采购项目，委托招标代理机构实施采购或学院自行组织招标采购；
（3）目录外单项或批量采购货物、服务类预算金额3万元（含）以上，工程类5万元（含）以上的采购项目，委托招标代理机构实施采购或学院自行组织招标采购。
3、负责审核采购项目的采购方式；
4、负责组织采购部门选择推荐采购招标代理机构等中介机构；
5、参与采购项目的验收工作；
6、负责相关采购项目的招标档案管理；
7、指导、检查和协调各部门采购工作小组的工作；
8、完成学院及采购领导小组交办的其它任务。
第十四条 学院采购项目申报部门成立部门采购工作小组，部门负责人担任组长，人数为3人及以上单数为宜。部门人数不足3人的，可由申购部门邀请其他部门熟悉采购工作人员参加。工作职责如下：
1、组织采购项目的调研、立项与报批工作；
2、负责提供采购项目的技术参数、售后服务要求等。采购单位采购具体项目，只报品名、规格型号、技术指标，不得指定品牌（协议采购、网上竞价、跟单采购方式除外）和供应商。采购项目的技术指标，应是所有品牌的共性技术指标，不得以某一品牌特有的技术指标作为技术要求；
3、负责以下采购限额标准及采购范围的项目采购：
（1）负责本部门目录内单项或批量采购货物、服务类预算金额2万元（协议采购、网上竞价项目除外，行政办公用设备、家具采购计划各部门编制后，由后勤处按照限额标准归口集中采购）以下及目录外单项或批量采购货物、服务类预算金额3万元以下，工程类5万元以下的采购项目；
（2）目录内单项或批量采购货物、服务类预算金额2万元（含）以上，目录外单项或批量采购货物、服务类预算金额3万元（含）以上，工程类5万元（含）以上且按照《南平市政府集中采购目录及限额标准》规定可以由学院自行组织采购的项目，若确实因时间紧、专业性强、技术要求特殊和不可预见因素较多等原因，可以由采购项目申报部门在充分的市场调研和询价基础上合理选择采购方式并提出书面申请，报部门分管院领导同意，采购方式报资产科审核确认，经分管采购工作院领导批准后，由采购申报部门采购工作小组负责组织实施采购；
4、负责本部门所有采购项目采购合同签订、合同履行及合同价款的支付工作；
5、负责组织招标采购项目的验收工作；
6、指定专人负责相关招标采购项目的招标档案管理。
第四章 采购组织形式
第十五条 采购组织形式包括：校内招标采购、校外招标采购。
校内招标采购是指由国有资产管理科或由部门采购工作小组在校内自行组织的招标采购；校外招标采购是指由国有资产管理科委托南平市公共资源交易中心或招标代理机构组织的招标采购。
第五章 采购方式
第十六条 采购方式包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价采购、网上竞价、协议采购、跟单采购、直接采购和国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式，以公开招标为主。
（一）公开招标。公开招标过程应包括计划报送、编制标书、发布公告、接受投标、组织评审、结果公示等一系列法定程序。
（二）邀请招标：符合下列情形之一的可以采用邀请招标：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。具体来说有特殊性一般是指因项目技术复杂、受地域条件限制或者具有安全、保密等特殊要求。（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的。包括审查和评审大量投标文件所需要的时间和费用与采购标的价值不成比例。
（三）竞争性谈判：符合下列情形之一的可以采用竞争性谈判：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。（5）需要执行政府采购政策。为了更好地发挥政府采购政策功能。如中小企业预留份额、科研成果转化阶段的科技创新项目，政府定向扶持等。
（四）竞争性磋商:符合下列情形之一的可以采用竞争性磋商:(1)政府购买服务项目；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。(3)因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。（4）市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目。（5）按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
（五）单一来源采购：当出现以下情形时可以采用单一来源采购：（1）因货物或者服务使用不可替代的专利、专有技术，或者公共服务项目具有特殊要求，导致只能从某一特定供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
（六）询价采购：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目。
（七）网上竞价：通过网上竞价平台发布采购信息、接受供应商报价、网上竞标、公布采购结果。网上竞价的项目委托南平市公共资源交易中心组织实施。
（八）协议采购：由南平市政府通过比选会商指定的协议供货商直接供货。协议采购的项目由南平市公共资源交易中心发布协议采购公告。
（九）跟单采购：金额在50万元（不含）以下的货物采购项目可以采用低价跟单采购方式。以福建省政府采购网或南平市政府采购网公布的180个日历日（指从报分管领导审批之日起的前180日）内相同产品（相同品牌、相同型号、相同技术参数）的采购中标价下调5%作为跟单采购最高参照价，可按不高于此参照价的价格向能提供相同产品的任何供应商询价后采购。
（十）直接采购：对于金额在5000元（不含）以下且需求紧迫的货物或与工程建设无关的服务类采购项目（协议采购、网上竞价项目除外），采购部门可根据实际需求直接选定供货单位进行采购。
第十七条 对采购零星、需求频繁且金额不大，而且在使用过程中必须保证连续提供的货物、服务及维修工程等采购项目，可以实行协议、定点采购。协议、定点采购单位应当通过学院集中采购确定。
第十八条 有下列情形之一的，立项批准后，项目管理部门可以议标或竞争性谈判或竞争性磋商或单一来源或询价后直接发包（但工程取费应低于国家规定或市场价格），并报学院分管领导批准：
（一）单项临时、辅助性工程估价在1万元以下的；
（二）勘察设计、建设监理、咨询服务预计在1万元以下的；
（三）工程所需材料与配套设备的单项合同价格在1万以下的；
（四）保密、抢险、救灾、涉及安全等紧急、特殊工程，造价在10万元以下的。但应及时汇报并按规定程序补办手续；
（五）情况特殊，工期紧迫，必须在特定时间前竣工，若进行招标则无法满足技术（时间）要求的工程项目，造价在30万元以下经学院批准的。
第六章 采购程序
第十九条 采购程序包括：采购申请（含购前论证）—实施采购—签订合同—货到验收—入库报销—档案保存等。
第二十条 学院集中采购工作程序
一、货物类、服务类项目
（一）提出采购申请。采购部门组织不少于3人的专家小组对市场进行充分询价（可利用电话、网络、走访市场、商家咨询等方式询价），完成项目的具体品名、数量、技术性能指标（其中网上竞价、协议采购、跟单采购产品可直接提供品名、品牌、型号、具体配置要求）、预算控制金额、经费来源、评标方法、付款方式及售后服务要求等工作后，填写《采购询
价登记表》、《购置申请表》，采购单台（套）件预算金额在10万元（含）以上的项目需提交实训中心完成购前可行性论证工作。
（二）递交采购申请。将审批好的《购置申请表》及可行性论证报告、《采购询价登记表》等相关资料送至资产科。由于编制采购招标文件、挂标开标及结果公示等都有相应的时限要求，因此应至少提前一个月递交采购申请。
（三）确定组织形式和采购方式。按照相关规定选择合适的采购组织形式和采购方式。若需采取特殊的采购方式，由采购部门提出方案，报分管采购工作的院领导或学院采购工作领导小组审批。
（四）编制招标文件。在校内自行组织的采购，由资产科编制招标文件；委托南平市公共交易资源中心或招标代理机构组织的采购，由受委托的公共交易资源中心或招标代理机构编制招标文件后，送至资产科和采购部门审核。
（五）确认招标文件。资产科对招标文件审核后，送采购项目经办人及采购项目部门负责人审核确认签字。审核中有疑问时，由资产科负责沟通与协调。
（六）开标、评标与定标。按照规定程序进行信息公告和开标、评审、采购结果公示等各环节工作（校内自行组织采购的，招标公告在学院校园网公开发布，且发布的时间不少7个日历日，中标公示不少于3个日历日；校外招标采购的，按南平市有关规定执行）。
（七）签订、履行合同。具体要求详见第七章。
（八）验收、入库和付款。具体要求详见第八章。
（九）整理保存档案。具体要求详见第九章。
二、工程类项目（含造价咨询、设计、勘察、监理等项目）
（一）招标申请。项目申请部门（以下称业主单位）到资产科网站下载《工程建设（修缮）项目招标申请表》，逐栏填写相关信息，并提供相关图纸（须图审的项目应提交经图审单位盖章的图纸）、技术资料等。
（二）工程预算的编制和审核。
1、造价≥100万元、造价在100万元以下但有正规施工图纸的工程，严格执行一编一审制进行工程预算，委托两家造价公司背靠背同时编制预算，亦编亦审。
2、造价在30万元及以上100万元以下但无正规施工图纸的工程，执行一编一审制进行工程预算，由业主单位和资产科在学院年度工程造价咨询服务的入围单位中随机抽选2家代理机构，一家编制工程预算并招标代理，另一家进行预算审核。
3、造价在5万元及以上30万元以下的工程，由业主单位和资产科在学院年度工程造价咨询服务的入围单位中随机抽选1家代理机构，进行工程预算编制。
（三）编制和审核招标文件。资产科或者委托招标代理机构根据设计图纸、工程预算书、招标申请表等编制招标文件，业主单位、资产科共同确定招标文件。
（四）挂标。校内招标的项目，在学院网站发布招标公告，公告时间不少于7个日历天；校外公开招标的项目，按政府相关规定执行。
（五）开标、评标。校内招标的项目，资产科负责组织召开开标、评标会议；校外公开招标的项目，按政府相关规定执行。
（六）公示、定标。根据评标结果确定中标人，进行中标结果公示，对中标人授予中标通知书。校内招标的项目，在学院网站发布中标公告，公告时间不少于3日历天；校外公开招标的项目，按政府相关规定执行。
（七）整理招标档案资料。工程建设项目招标过程中形成的档案资料必须规范，各项内容必须真实、准确、完整，包括招标申请表、工程量清单及控制价文件、招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、合同等。资产科负责收集整理，并送业主单位和监察室。
第二十一条 部门采购工作程序
一、货物、服务类项目
（一）提出采购申请。采购部门组织专家小组（至少3人）对市场进行充分询价（可利用电话、网络、走访市场、商家咨询等方式询价），完成项目的具体品名、数量、技术性能指标（协议采购项目不需要询价）、预算控制金额、经费来源、评标方法、付款方式及售后服务要求等工作后，填写《购置申请表》，经资产科及分管采购院领导审批后，由部门采购工作小组采购。
（二）实施采购。部门采购工作小组可根据实际情况选择合适的采购方式进行采购：
1、竞争性谈判：谈判过程要指派专人做好谈判会议记录和纪要，参加人员在纪要上签字确认。
2、单一来源谈判：若采取单一来源谈判方式，理由要充分，谈判过程要指派专人做好谈判会议记录和纪要，参加人员在纪要上签字确认。
3、询价采购：询价人员应至少为3名，且必须在会议纪要上签字。询价采购结果经部门采购工作小组讨论认可后形成纪要确认通过。
4、跟单采购：采购部门从福建省政府采购网或南平市政府采购网上打印被参照的中标结果公告网页并加盖学院公章，可不再做会议纪要。具体做法见《关于部分省级政府采购项目可实行低价跟单采购的通知》（闽财购〔2008〕17号）。
5、直接采购：不做会议纪要。
（三）签订、履行合同。具体要求详见第七章。
（四）验收、入库和付款。具体要求详见第八章。
（五）整理保存档案。具体要求详见第九章。
二、工程类项目（含造价咨询、设计、勘察、监理等项目）
采用校内公开招标的，应严格执行以下工作程序；采用邀请招标或者竞争性谈判方式的，参照执行以下工作程序，可不发布招标公告和招标文件，直接邀请三家以上施工单位确定承包单位，后勤处采购工作小组须做好会议纪要，并保留完整档案；特殊情况下采用直接发包的，要有工作小组的会议纪要，纪要中要写明直接发包的理由。
（一）招标申请。经办人提出招标申请书面报告，由学院领导签署意见，明确项目的预算价及资金来源。
（二）工程量清单的编制和审核。由后勤处委托有资质的机构编制。
（三）编制招标文件。后勤处根据设计图纸、工程预算书等编制招标文件。
（四）挂标。在学院网站或后勤处网站发布招标公告，公告时间不少于5日历天。采用邀请招标或者竞争性谈判方式的可不挂标。
（五）开标、评标。后勤处采购工作小组负责组织召开开标、评标会议。
（六）公示、定标。根据评标结果确定中标人，在学院网站或后勤处网站发布中标结果公告，公告时间不少于3日历天，对中标人授予中标通知书。采用邀请招标或者竞争性谈判方式的，也需公示中标结果。
（七）整理招标档案资料。招标过程中形成的档案资料必须规范，各项内容必须真实、准确、完整，包括招标申请表、工程量清单及控制价文件、招标公告、招标文件、投标文件、招投标会议纪要、中标通知书、施工合同、竣工验收报告等。后勤处须指定专人负责收集整理和保管。
第七章 合同签订
第二十二条 部门采购工作小组负责本部门所有采购项目合同审核(含草拟、签订合同文本)及合同履行管理工作。签订合同的依据为采购项目的中标通知书、招标文件、中标供应商的投标文件等。合同审签按照《学院合同管理办法》执行。
直接采购项目可以不签订合同，但是应根据财务要求提供相关凭据。
第二十三条 采购合同按规定必须在中标通知书发出之日起30天内（网上竞价采购项目在确认中标后的7个工作日内）签订。无正当理由拒绝签订或者逾期签订采购合同的，按有关规定追究当事人责任。
第二十四条 学院采购合同履行中，采购部门若需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，经部门负责人审核后，采购部门分管院领导同意，院长批准后才可以与供应商协商签订补充合同，但补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。
第八章 验收、入库和付款
第二十五条 学院采购的项目由采购使用部门负责组织供货单位、实训中心、后勤处、资产科、计财处等部门及技术专家参与验收，并在《验收报告书》上签字确认。对大型精密仪器设备、进口设备等进行验收时，采购使用部门可以提出申请，经部门负责人同意后，报采购项目分管院领导批准，聘请校外专家或者专业机构进行验收。
第二十六条 上级部门对验收有特别要求的按上级部门要求执行验收。
第二十七条 入库。达到固定资产入库条件的采购项目需进行固定资产登记。
第二十八条 付款。采购使用部门必须在保证资金安全、货真价实的前提下按照合同约定及时做好货款支付工作，不得无故拖延。
第二十九条 采购项目结算办理报销时须提供以下材料：
（一）采购项目立项审批报告；
（二）购置申请表；
（三）单一来源采购的还需提交《单一来源采购申请表》；
（四）中标（成交）通知书（部门自行组织采购的项目可不提交）；
（五）项目合同（直接采购及协议采购项目可不提交）；
（六）验收报告书；
（七）税务发票；
（八）固定资产入库单；
（九）固定资产领用单。
第三十条 工程类项目验收按照《福建林业职业技术学院工程建设项目管理办法》（闽林院[2016]73号）规定执行。
第九章 采购项目档案管理
第三十一条 采购项目档案是指采购活动过程中直接形成的文字、图
纸、图表、音像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录，都应归入政府采购项目档案管理，并按学院档案管理规定做好归档工作，以保证档案资料的真实、完整与安全。
第三十二条 资产科负责政府采购、学院集中采购项目材料的收集、整理、归档；部门采购工作小组应指派专人负责部门组织采购项目的材料收集、整理、归档，并及时做好采购信息电子化，根据资产科的要求定期上报，以确保统计信息实时准确。
部门存档材料应包含以下内容：
采购项目审批文件、购置申请表、会议纪要、报价文件（包括报价清单、供货清单）、合同、验收报告书，跟单采购项目须打印福建省政府采购网或南平市政府采购网上发布的中标结果公告网页。
直接采购：无需档案材料保存。
第三十三条 采购项目档案的保存期限为从采购结束之日起保存十五年。
第十章 附 则
第三十四条 本办法由学院采购工作领导小组负责解释。
第三十五条 本办法自发文之日起实行，原《福建林业职业技术学院基建、修缮工程和物资采购招投标管理暂行办法》（闽林院[2013]7号）同时废止。本办法若与国家有关法律法规及省、市的相关政策不符或相矛盾时，按国家及省、市的相关政策法规执行并适时对本办法有关条款调整修订。
