闽林院〔2016〕160号
福建林业职业技术学院
关于印发合同管理办法（试行）的通知
院各处室系部馆科中心、工会、团委：
《福建林业职业技术学院合同管理办法（试行）》已经院长办公会研究通过，现予以印发，请认真遵照执行。
福建林业职业技术学院
2016年11月21日
福建林业职业技术学院合同管理办法
（试行）
第一章 总 则
第一条 为规范福建林业职业技术学院（以下简称学院）各类合同行为，维护学院合法权益，提高办学效益，促进学院改革和发展，根据《中华人民共和国合同法》以及有关法律法规的规定，结合学院实际，特制定本管理办法。
第二条 本办法所称合同是指学院与自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的、涉及经济权益的协议。学院的劳动合同由人事管理部门按国家相关政策统一管理，不适用本办法。
第三条 学院合同管理的指导思想是：贯彻执行国家法律的规定，坚持“四个结合”，归口管理与分类运行相结合，权、责、利的对应和经办、签署、监督的分离相结合，明确协调配合与部门自主承办相结合，规范程序与讲求效率相结合。
第四条 学院合同管理的目标是：加强监督管理，规范学院合同行为，努力做到低成本控制、低风险运行，高标准要求，高效率管理，确保学院事业健康发展。
第五条 学院实行统一领导，分类管理，部门运行，责任到人，全面监督的合同管理体制。
第六条 学院聘请法律顾问，负责对学院签订合同的法律问题提出建议，并接受学院合同综合管理部门、审查部门的法律事务咨询。学院可根据合同承办部门的需要，联系校内外法律专家参加合同的起草、修改和审核重大合同，参与重大合同谈判、合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动，并根据具体法律服务明确双方相应的权利、义务和费用。
第二章 合同管理部门及其责任
第七条 院长办公室是学院合同综合管理部门，负责协调合同承办部门的合同管理工作，除明确分类管理的合同外，可视合同的内容和性质决定其具体承办部门，也可根据工作需要将部分具体职责委托其他相关部门代行。其主要职责如下：
（一）负责建立健全学院合同管理规章制度。
（二）负责统筹协调学院日常合同管理，指导学院合同承办部门的合同管理工作；定期检查学院日常合同管理情况；每年组织合同管理情况总结交流会，通报学院合同管理情况，总结全院合同管理工作。
（三）负责对学院日常合同审核流程的复核。
（四）负责合同编号登记（附件１）、用印管理、年度归档工作。对外签订合同原则上使用学院公章，其他印章一律不得替代使用。
（五）负责组织学院合同管理培训工作。加强专、兼职合同管理干部队伍建设，根据学院合同管理体制，逐步建立完善兼职合同管理队伍和培训学习制度，定期举办合同管理专业培训班，组织领导干部和专、兼职合同管理干部学习《中华人民共和国合同法》等法律法规，增强合同管理队伍的法律意识和科学管理意识。
第八条 学院合同承办部门是指经学院法定代表人授权，代表学院订立和管理合同的具体经办部门。其主要职责如下：
（一）根据国家法律法规及本办法，严格合同的事前、事中、事后管理。依照合同审批程序执行，服从院领导提出的审批意见。
（二）负责合同项目的可行性研究和合同对方的身份、资信调查，对合同的真实性、合法性、可行性、效益性负责。
（三）具体组织合同的谈判签订工作。组织工作小组或会议对职责范围内的合同事项按程序进行研究、审议、决策；并在授权范围内负责有关合同的签署工作。
（四）认真履行合同，及时组织实施并处理有关问题。具体负责本部门承办合同的全面履行，确保双方权利、义务的实现和合同的顺利实施，履行中发现重大问题应及时上报，并积极解决；负责本合同相关的纠纷处理及善后工作，含协商、调解、仲裁、诉讼活动等。
（五）负责定期对合同的承办、管理、及全面履行情况进行自查，定期编制部门《合同管理登记汇总表》（附件2），对重大合同履行情况进行简要说明，以书面报告形式向院长办公室反馈；年末总结上报部门全年度合同签订、履行情况，并将《合同管理登记汇总表》与相关资料等送交院长办公室档案科立卷归档。
第三章 合同的审查和审批
第九条 合同具体承办部门承担该合同的审查责任，学院法律顾问为学院合同审查提供咨询意见。所有涉及学院财务收支和资产变动的合同，在签订前必须经计财处审查提出意见。计划财务处负责合同的财务结算管理，主要对合同签订和履行全过程的资金计划、合同金额、票证规范、结算、收付款方式等进行审查，并按合同约定及时拨付、催收款项。采购领导小组负责对采购合同文本进行合法性与合规审查。
学院重要和重大合同在签订前必须征询法律顾问意见，其他合同根据需要征询法律顾问意见。合同承办部门根据货物（服务）采购、基本建设工程、科研项目、校企合作等不同类型，分别填写《福建林业职业技术学院货物（服务）合同审签表》（附件３）、《福建林业职业技术学院基本建设工程合同审签表》（附件4）、《福建林业职业技术学院教科研纵横向项目和技术服务合同审签表》（附件5）、《福建林业职业技术学院校企合作合同审签表》（附件6）等，一式一份，并与合同文本、合同相关的原始材料一同按程序提交审查审批。
第十条 合同申报审批时，应做到合同主要条款明确、内容翔实、材料齐全、手续完备。所有合同签订原则上应提前提交相关职能部门审查和审批，以保证审查充分，审批严格。
第十一条 合同实行审查会签制度，货物（服务）采购合同价款30万元以下由项目分管领导和采购分管领导审签，30万元以上（含30万元）最后须经院长亲自审签；货物（服务）采购合同价款5万元（含5万元）以上，需要法律顾问审签。工程建设项目金额在1万元以下的合同，由院长授权后勤管理处负责人审签；1万元以上30万元以下的合同由院长授权分管基建工作的院领导审签；30万元以上（含30万元）最后须经院长亲自审签; 基建合同价款5万元（含5万元）以上，需要法律顾问审签。部门自行组织采购的项目，资产科及采购招标分管院领导可以不审签教科研和技术服务项目金额在5万元以下的合同，由院长授权分管院领导审签，5万元以上（含5万元）最后须经院长亲自审签。一般的校企合作合同由院长授权分管院领导审签，重大的校企合作合同由院长亲自审签。
第四章 合同的授权委托
第十二条 除学院法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的授权委托，方能在授权范围内代表学院订立、变更、解除合同。凡未得到学院法定代表人授权委托而以学院名义自行对外订立合同的，由合同签订人自行负责；给学院造成损失的，学院将追究其责任。
第十三条 合同一般由学院法定代表人（院长）或委托代理人签署。学院法定代表人（院长）可授权项目分管领导为其签约代理人，也可直接授权委托合同承办部门负责人为其签约代理人。项目分管领导可将签约权转委托给承办部门负责人。授权人须在《福建林业职业技术学院签订合同授权委托书》（附件7）上授权签字。
第十四条 签约人的职责：
（一）在授权范围内负责谈判、签订合同；对所签订合同的合法性、真实性和可行性负责；
（二）对须报请有关院领导、院长办公会或党委会审批的合同，在合同承办部门办理申报审批手续的基础上，提出本人意见并对本人意见负责；
（三）负责所签订合同的全面履行；妥善处理合同履行过程中发生的纠纷或问题；
（四）指定专人负责合同档案管理，积极做到及时、规范、全面、完整。
第五章 合同的签订管理
第十五条 以学院名义订立合同除即时结清者外，应一律采用书面形式。通过信件和数据电文（包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件）等就合同主要条款达成协议的，应当签订确认书，签订确认书时合同成立。
第十六条 合同签订前，合同承办部门必须掌握对方的经营资格、资信等情况，不得与无经营资格或资信不良的单位签订合同；涉及资金的合同必须有明确的收付款计划并知会计划财务处。涉及学院付款的合同必须事先落实资金来源，预算外合同订立前必须履行正常的预算审批程序，落实资金后按正常合同程序签订；没有资金来源，不得订立合同。
第十七条 合同的内容和形式必须符合《中华人民共和国合同法》的规定。合同文本原则上采用国家行业管理部门统一制订的规范文本或学院提供的参考文本。
第十八条 以学院名义订立的合同。不得在空白文本上盖章，原则上严禁以传真的形式传送双方签字盖章的合同。
第十九条 合同签订后，学院承办部门应当记录合同号、签约日期、合同名称、合同类别、合同金额、合同履行期限、对方单位、经办人、审批人、签约人、合同履行情况等有关信息，并建立台账，及时报院长办公室登记备案。
第六章 合同的履行与变更
第二十条 依法签订的合同，必须遵守。学院有关部门及合同承办部门应当按照合同约定，认真履行合同，不得擅自变更或解除合同。如因情况发生变化或出现不可抗力需要变更或者解除合同的，学院合同承办部门应在法律规定或合同约定的期限内先与对方进行协商，达成一致书面意见。合同的变更或解除，一律采用书面形式。变更或解除合同的程序同签订合同的审批要求一致。
第二十一条 变更合同提交审查、审批时，必须说明合同变更的理由、变更的内容、与原合同的关系等。合同变更后，合同编号不予改变。变更或解除后的合同纳入本办法规定的管理范围。
第二十二条 续签合同在提交审查和审核时，可以提供续签合同与原合同的关系、条款变化等方面的说明以及原合同，供合同审查审批部门参考。续签合同的程序同签订合同的审批要求一致。
第二十三条 学院合同承办部门应当按合同约定全面履行，督促和检查对方履行合同各项义务，妥善处理合同履行过程中出现的问题，遇履约困难或违约等情况应立即向原合同审批院领导及分管领导汇报，及时以书面函件形式通知对方，并积极采取措施防止损失扩大；对合同双方往来的文书以及便签、便函等履行合同的凭据应当妥善保管，并纳入本部门合同归档资料管理。
第二十四条 学院计划财务处负责合同履行的收付款工作，根据合同正本、合同承办部门负责人签章和验收意见方可办理财务结算。对具有以下情形的业务，计划财务处应拒绝付款并及时向合同承办部门反映有关情况:
（一）发票或合同审批手续不完备的；
（二）收付款单位与合同对方当事人名称不一致的；
（三）收付款方式或金额与合同内容不相符的。
计划财务处同时负责审查学院合同履行是否符合预算计划。
第二十五条 对合同中所规定的学院权益，合同承办部门应履行主张职责，凡因工作失职造成学院权益损失的，将追究其行政责任和经济责任。
第七章 合同纠纷的处理
第二十六条 处理合同纠纷的原则是：以协商为主，做到有理、有利、有节；以法律法规为准绳，以合同约定为依据，保障学院合法权益。
第二十七条 合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷，应按合同约定、国家法律法规的有关规定妥善处理。合同纠纷发生后，合同承办部门应及时将有关情况报学院，并立即组织专题小组或指派专人认真应对、妥善处理，根据需要及时邀请学院法律顾问参与纠纷处理；经协商仍无法解决的，报分管院领导同意后，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。
第二十八条 合同纠纷处理完毕，合同承办部门应将有关资料汇总、归档，同时将有关档案全面上报合同综合管理部门存档，以备查考。
第八章 合同的立卷归档
第二十九条 学院所有合同实行严格的归档制度。院长办公室负责将合同审签表和合同正本等相关材料立卷归档，凡归档的合同文件材料必须是原件。学院合同承办部门负责将属于归档范围的合同文件材料（合同前期的论证方案、招投标文件、合同履行的分期验收材料、图纸、标书、资产清单等）收集齐全，系统整理，经承办部门负责人审查后，于合同履行完毕、经质保验收后的三个月内或按年度定期移交院长办档案科集中保管。合同经办人员对合同遵守保密纪律。
第三十条 学院上级主管部门下达的指令性任务如涉及合同关系可本着效率与合法性原则订立，由合同承办部门负责审查合同内容并附上合同原件及有关材料提交院领导审批后签署，参照本办法进行相应存档。
第九章 罚 则
第三十一条 有下列情形之一，未给学院造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学院造成损失的，视其情节轻重和造成损失的大小分别给予不同的行政处分和经济处罚：
（一）学院合同承办部门、合同管理人员、负责合同实施的有关单位和人员没有按本办法的规定履行职责的；
（二）委托代理人超越学院法人授权委托权限签订合同的；
（三）合同承办部门、签约人、经办人未调查对方资信情况、未审查对方主体资格，给学院造成损失的；
（四）应签订书面合同而未签订，给学院造成损失的；
（五）丢失或者擅自销毁合同和合同附件，以及合同履行过程形成的各种函件、单据的。
第三十二条 未经学院批准或者授权，擅自以学院名义签订合同的单位或个人，应对该合同承担全部责任；给学院造成损失的，学院视情况追究单位负责人或有关责任人行政、经济责任直至追究其法律责任。
第三十三条 学院内任何单位或个人不得擅自以学院名义对外提供担保，擅自为他人提供担保给学院造成损失的，由担保人承担经济责任，并给予纪律处分。
第十章 附 则
第三十四条 本办法由院长办公室和学院聘任的法律顾问负责解释。
第三十五条 本办法自2017年1月1日起正式执行。
附件：1. 福建林业职业技术学院合同分类管理登记表
2. 福建林业职业技术学院 （部门）合同管
理登记汇总表
3. 福建林业职业技术学院货物（服务）合同审签表
4. 福建林业职业技术学院基本建设工程合同审签表
5. 福建林业职业技术学院教科研纵横向项目和技术
服务合同审签表
6. 福建林业职业技术学院校企合作合同审签表
7.福建林业职业技术学院签订合同授权委托书
8. 福建林业职业技术学院合同签订及存档流程图
